Az elmúlt évtizedben a nyílt terek dominanciája a modern irodákban egyre hangsúlyosabbá vált, kiszorítva az űrszervezés más típusait. Míg a nyitott tér javítja az alkalmazottak interakcióit és csökkenti az ingatlanköltségeket, emellett megnehezíti a munkára való összpontosítást és koncentrálódást, ami negatívan befolyásolja a termelékenységet, és végül felülmúlhatja az előnyöket.
Természetesen gyakorlatilag minden irodának rendelkeznie kell nyitott kommunikációs területtel, amely növeli az alkalmazottak interakcióinak gyakoriságát és hatékonyságát, és növeli az innováció valószínűségét. Az ilyen területek azonban vizuális és zajinterferenciát okoznak a nyitott terekben, amelyek zavarják a koncentrációt, és a koncentrációt igénylő munka ugyanolyan fontos, mint a csapatmunka. Ezért érdemes kitalálni, hogy mi befolyásolja pontosan a koncentrációt, hogyan kerülheti el annak elvesztését, és azt is, hogyan lehet kompetensen ötvözni a nyitott területeket a koncentrált munkához szükséges területekkel.
Mindenki ismeri a zaj és a koncentráció csökkenésének problémáját a nyílt térben, de sajnos kevesen foglalkoznak komolyan ezzel a kérdéssel. Talán azért, mert a hang nem látható, alábecsüljük a jelentőségét. Például, ha szivárgás történt az irodában, bár nem túl súlyos, az illetékes személyzet azonnal megkezdte annak kijavítását. A hang „szivárgása” ugyanolyan káros lehet az irodai munkában, de valamilyen oknál fogva ezt a problémát könnyedén figyelmen kívül hagyjuk, ellentétben a nedves szőnyeggel.
A Haworth Research Center adatai szerint az alkalmazottak átlagosan a munkaidő 28% -át veszítik el az irodai zavaró tényezők miatt. Ennek eredményeként korán kell kezdeniük munkanapjukat, vagy későn kell maradniuk annak érdekében, hogy minden olyan feladatot elvégezhessenek, amely csendet és koncentrációt igényel. Ez a probléma korántsem új. Az irodai dolgozóknak gyakran van szükségük helyre, ahol visszavonulhatnak és összpontosíthatnak, és sajnos ezt a tényezőt a legkevésbé veszik figyelembe a nyitott munkaterületeken. A tanulmány statisztikái szerint az alkalmazottak több mint fele úgy véli, hogy nehéz koncentrálni az irodájába, ezért pazarolnak sok időt.
A vizuális rendetlenség és zajszennyezés mellett, amellyel az alkalmazottaknak szembe kell nézniük a nyitott terű irodákban, olyan zavaró tényezőkkel bombázzák őket, mint az e-mailek, a zümmögő okostelefonok és a felugró üzenetek. A folyamatos mobil és internetes kommunikációból származó információk feleslege "megbénítja" őket, így kevesebb idő marad a munkájukra és a nem szokványos problémamegoldásra. Az emberi agy ugyanúgy működik, mint ezer évvel ezelőtt, de ma már mindezen technológiák megvannak, és biológiánk nem tartott lépést a fejlődésükkel. Az információs túlterhelés gyorsan a negatív tendenciává vált a humántőke piacán.
A koncentráció elvesztése
Egy feladat elvégzése közben az ember úgy tud összpontosítani, hogy csak azokat az információkat fogja fel, amelyeket fontosnak tart, figyelmen kívül hagyva minden mást. Ez az emberi agy csodálatos képessége. Ha azonban több zavaró tényező merül fel, a figyelem gyakran átkerül a feladatról a kevésbé fontosra.
Fontos megjegyezni, hogy a zavaró tényezők két típusra bonthatók: belsőre és külsőre. A tanulmány szerint pedig átlagosan 23 percet vesz igénybe az alkalmazottak átfókuszálása és visszatérése a munkába, külső zavaró tényezők megszakításával. Érdekes módon ennek során legalább két másik feladatra összpontosítanak, mielőtt visszatérnének az előzőhez.
A belső tényezők általában olyan személyes gondolatok vagy tapasztalatok, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a munkához, például mit kell enni ebédre, vagy mit kell hagyni estére. A belső tényezők által elterelt munkába való visszatérés, mint kiderült, valamivel nehezebb, és körülbelül 30-35 percet vesz igénybe. Így elég sok kognitív erőfeszítést fordítunk saját zavaró gondolataink ellenőrzésére. Ezért olyan fontos a külső tényezők hatásának minimalizálása - elvégre minél több erőfeszítésre van szükség a külső tényezők kezeléséhez, annál gyakrabban kerül el az ember figyelmét és annál több időt pazarolnak el.
Minél több a multitasking, annál alacsonyabb a hatékonyság
Az emberi agy nem képes ugyanúgy feldolgozni az információkat, mint egy számítógép, amely egyszerre több folyamatot képes végrehajtani. Az emberek inkább a cselekvések sorozatában vannak. Amikor két vagy több feladatot próbálunk végrehajtani, gyakran úgy érezzük, mintha egyszerre végeznénk el. A valóságban, váltva a feladatok között, sok időt pazarolunk, és minél hosszabb ideig teljesülnek, annál inkább elveszítjük a koncentrációt és annál több hibát követünk el. Sokan a multitasking-ot még a figyelemelterelés másik formájának is nevezik, mivel több feladat hajlamos elvonni a figyelmüket közöttük.
Például az a feladatunk, hogy egy pohár vízből több poharat töltsünk ki. Nem tudjuk egyszerre kitölteni őket, ezért vagy egyenként, vagy apránként töltjük meg őket teljesen, és újra és újra visszatérünk az üres poharakhoz. Az első esetben nyilván gyorsabban és hatékonyabban fogunk megbirkózni, míg a második esetben a folyamat hosszabb ideig tart, miközben több vizet önthetünk a poharak mellé. És minél több pohár, annál hosszabb ideig tart ez a folyamat, és annál több víz fog kifolyni.
A technológia különösen nagy kihívást jelenthet multitasking során, mert minden zavaró tényező mellett olyan állapotban vagyunk, hogy felkészüljünk a figyelemelterelésre, és az emberek többsége egyszerűen nem kezeli jól a multitaskingot. Ezért egy tevékenységre összpontosítva produktívabban dolgozunk. Különösen a "flow" állapotban.
Menj be a patakba
A Flow a pszichológia egyik fogalma, amelyet Mihai Csikszentmihalyi magyar pszichológus dolgozott ki az 1970-es években. Ez a kifejezés olyan mentális állapotra utal, amelyben egy személy teljes mértékben részt vesz egy bizonyos tevékenységben, motivált, tele van energiával és gyakran elveszíti az idő nyomát. Így nemcsak produktívabban, hanem kreatívabban is dolgozik.
A külső zavaró tényezők megzavarhatják a fókuszt, de alig vagy egyáltalán nem befolyásolják az "áramlás" állapotban lévőket. Például az irodai zenét az egyik zavaró tényezőként érzékelheti, a másik pedig szinte észrevétlen lehet, bár mindkettő ugyanarra a feladatra összpontosít. Ez azt jelentheti, hogy a második már belépett a "flow" állapotába, míg a másik csak megpróbálja megtenni, de külső tényezők zavarják.
Másrészt a külső ingereknek nem kell zavaró tényezőknek lenniük, hanem éppen ellenkezőleg, hasznosak lehetnek a munka elvégzéséhez. Néha szükség van a külső helyzet és a környezet megértésére és értékelésére. Ez a szituációs tudatosság hasznos lehet bizonyos tevékenységeknél. Például vezetés közben az ember koncentrál, miközben értékelnie kell a különböző szituációs tényezőket: az utat, a jelzőlámpákat, a többi közlekedőt.
A produktív irodai munka mind a helyzet tudatosságát, mind a „folyó” állapotba való belépést igényli. Sajnos lehetetlen mindkét államban egyszerre lenni, ezért a jelenlegi feladatokat, körülményeket, valamint a belső és külső tényezőket figyelembe véve a munkavállalóknak váltaniuk kell közöttük. És az irodahelyiségnek támogatnia kell a munkát ezekben az államokban.
Koncentrációs munkaterület kialakítása
A figyelemelterelés nem szűnik meg, de az irodahelyiségeknek inkább a munkát kell összpontosítaniuk, nem pedig új akadályokat kell létrehozniuk a „folyó” állapot elérése előtt.
Az alkalmazottak munkaigénye a feladattól függően egész nap változik. Például először rendeznie kell a leveleit, több hívást kell kezdeményeznie, majd fel kell készülnie egy megbeszélésre, megbeszélni a feladatokat a kollégákkal, majd elő kell készítenie egy kereskedelmi ajánlatot. Csak a tervezés integrált megközelítésével hozhat létre helyet, amely alkalmas az összes felsorolt tevékenységre.
Az irodaterület szervezésének ez a holisztikus megközelítése öt alapelvet ölel fel: a sokféleséget, a választást, az irányítást, az elismerést és a feltöltést.
Sokféleség. Ne válasszon a nyitott és a privát területek között, mindkettőt meg kell adnia az alkalmazottaknak, és lehetőséget kell adnia arra is, hogy az egyes feladatokhoz megfelelő helyet válasszanak. A koncentrációt igénylő munkát bármely területen el lehet végezni: valakinek kényelmesebb a nyitott tér az irodai zümmögés hallatán, míg valakinek teljes csendre van szüksége egy eldugott helyen. A lényeg az, hogy mindkét típusú helyet bemutassák az irodában.
Választás. Bízzon az alkalmazottaiban, hogy kiválasszák, hol, hogyan és mikor végzik munkájukat. És ők maguk is megtalálják azokat a körülményeket, amelyek között a legeredményesebbek lesznek.
Az irányítás. Adja meg az alkalmazottaknak a munkahelyük irányítását. Ha mindent nekik döntesz, akkor nagy a valószínűsége, hogy tévednek a preferenciáikkal. Például azáltal, hogy úgy dönt, hogy megszünteti az alkalmazottak közötti zajinterferenciát és elszigeteli őket a közös helyiségektől, a vállalatok jelentősen ronthatják a kollégák interakcióját. Ehelyett adjon lehetőséget az alkalmazottaknak arra, hogy szabályozzák a munkahelyük magánéletét, a kollégákkal való interakció gyakoriságát, valamint a kiegészítők készletét, a fényszintet, a hőmérsékletet stb. Az a felismerés, hogy kontrollálni tudják a munkaterületüket, ellensúlyozhatja a zavaró tényezők negatív hatásait.
Elismerés. Az A pontról a B pontra, majd a C pontra könnyű eljutni. A világos és egyszerű elrendezés lehetővé teszi az emberek számára, hogy gyorsan navigáljanak az űrben, és elkerüljék a kényelmetlen helyzeteket és az elpazarolt időt. A valóban érthető elrendezés lehetővé teszi az alkalmazott számára, hogy mentálisan elképzelje az iroda térképét, kollégákat találjon benne és intuitív módon megértse az egyes zónák célját. Amikor egyértelműen körülhatárolja a funkcionális területeket, akkor nem terheli túlzottan felesleges gondolatokkal az alkalmazottak kognitív folyamatait, és azonnal készen állnak arra, hogy energiájukat feladatok elvégzésére irányítsák ahelyett, hogy megpróbálnának navigálni az űrben.
Az erők utánpótlása. Adjon az alkalmazottaknak időt és teret a szünetekre. Ha hosszú ideig a munkára koncentrálunk, sok energia merül fel, és a test gyorsabban elfárad. Az agyunk valóban elképesztő dolgokat tesz lehetővé, ha hosszú időre koncentrálhatunk valamire anélkül, hogy odafigyelnénk a zavaró tényezőkre. Ezért ilyen tevékenység után egyszerűen feltöltődni kell. Az energia feltöltésének egyik lehetősége az, ha élvezi a kilátást az ablakból, miközben rövid szünetet tart a munkában, és minden vállalatnak meg kell adnia ezt a lehetőséget. Rövid szüneteket is tarthat a nap folyamán, hogy harapjon egy harapnivalót vagy csevegjen kollégáival az informális területeken. Egy vagy két hosszabb szünet, például edzőterembe járás vagy az irodán kívüli séta biztosíthatja a szükséges munkalehetőséget egy hosszabb munkamenethez. Fontos biztosítani az alkalmazottak számára ezeket a lehetőségeket, hogy mindig energiával éljenek koncentráltan.
Az orosz irodák koncentrációjának problémája
Denis Chernichkin, a Haworth Business Interiors igazgatója elmondta megjegyzéseit erről a tanulmányról, és összefüggésbe hozta őket az orosz valósággal.
„A nyitott terek koncentrációjának problémája Oroszországban nem kevésbé sürgős, mint nyugaton. Még azt is mondhatnám, hogy a kérdés még élesebb. Az a tény, hogy például az amerikai vállalatok többnyire meglehetősen körültekintően mozognak a szabad tér felé, és csak meghatározott divíziókra vagy zónákra használják. Az orosz irodákban ez az átmenet élesebbé és egyértelműbbé vált, anélkül, hogy figyelembe vették volna az alkalmazottak tevékenységének sajátosságait és munkastílusukat. Ráadásul gyakran sok monoton "pad" sorában gyakorlatilag nincsenek lehatárolások vagy akusztikai korlátok. Miért éri el a zaj és más zavaró tényezők a kritikus szintet? Ezt megerősíti az orosz irodákban folytatott ötleteléssel kapcsolatos kutatásunk, amelynek eredményeként állandó megerősítést kapunk arról, hogy szinte minden vállalatnál a munkavállalók legfőbb panasza a magánélet hiánya és a koncentrációképtelenség.
Annak érdekében, hogy az alkalmazottak a feladataikra összpontosíthassanak, a munkaterületnek világosan meghatározott területeket kell biztosítania a csapat, az egyéni és a koncentrált munka számára. Ezeknek a zónáknak nem versengeniük kell, hanem kiegészíteniük egymást. Ennek vagy annak a térnek a nagyobb változatossága és rendelkezésre állása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy az aktuális feladathoz a legmegfelelőbb környezetet használják, és lehetővé tegyék számukra, hogy ne vonják el a szomszédok figyelmét, valamint enyhíti a nyílt térsorok ismétlésének unalmas monotonitását, javítva az akusztikai kényelmet.
És természetesen rendkívül fontos az alkalmazottak képzése a hely helyes használatáról. Az embereket a kezdetektől be kell vonni a változás folyamatába, mivel sokkal könnyebb megvalósítani a kollégákkal folytatott kommunikáció során kapott ötleteket, és nem kényszeríteni másokat. A vállalatoknak meg kell erősíteniük az új magatartást egy jól megfogalmazott változásstratégia, kommunikáció és képzés révén. Ebben az esetben nem fognak megfelelni az alkalmazottak ellenállásának, és az innovációk hatékonysága a lehető legmagasabb lesz. Haworth kutatás alapján
