A közelmúltban az agilis és a tevékenységalapú munkavégzés fogalmai egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek, és sok vállalat már fontolgatja az irodában történő megvalósítás lehetőségét, de bizonyos nehézségeket tapasztal. A menedzsment gyakran nem képes ilyen változtatásokra, attól tartva, hogy szembesül az alkalmazottak elégedetlenségével és a termelékenység csökkenésével.
Denis Chernichkin, a Haworth Business Interiors igazgatója arról mesélt nekünk, hogy az irodabelső koncepció megváltoztatása miért befolyásolhatja negatívan a vállalat munkáját, és mit kell figyelembe venni a tér minél hatékonyabb megszervezése érdekében.
Melyek a fő nehézségek az olyan projektek megvalósításában, mint az agilis és a tevékenységalapú munka?
- Az e koncepciók szerint megvalósított irodák mindenekelőtt számos különböző funkcionális terület jelenlétét feltételezik, amelyet a munkavállaló saját belátása szerint választhat meg, az adott feladattól és a tevékenység típusától függően. Ez a sokszínűség olyan cselekvési szabadságot ad az iroda tervezésénél, hogy az ezért felelős embereknek néha fogalmuk sincs, hol kezdjék, mire koncentráljanak, vagy egyáltalán nem döntenek a jelentős változásokról, és ha mégis, nem tudják egyértelműen megfogalmazni feladatot, és elmagyarázza az építészeknek, milyen eredményt kell elérni. A megfogalmazások általában túl elvontak, inkább érzéseken és trendeken alapulnak, mintsem konkrét tényeken és statisztikákon. Ezek a kívánságok korántsem jelentenek értelmes, strukturált, magas színvonalú műszaki megbízást, amely tükrözi a hatékony hely igényeit ma és három-öt év távolságra egy adott vállalat számára. Az eredmény kiderülhet, hogy nem megfelelő az ügyfél elvárásainak.
Gyakran a vállalatok, nem értve, hogy pontosan mit akarnak szerezni, elkezdik másolni a meglévő irodák ötleteit anélkül, hogy alkalmazkodnának saját szükségleteikhez, és teljesen más térben, különböző körülmények között, más csapatokban valósítanák meg azokat, amelyek alapvetően nem hajlandók elfogadni az ilyeneket fogalmak. Ennek eredményeként ez a termelékenység jelentős csökkenéséhez vezet.
Annak ellenére, hogy ezek a nehézségek inkább az agilis és az aktivitáson alapuló munkavégzés fogalmaira való áttérésben rejlenek, bármely tér létrehozásában felmerülhetnek. Természetesen könnyebb létrehozni egy szabványos „nyitott terű” irodát, ahol gyakran alkalmaznak azonos típusú megoldásokat, de az effektív helyiség követelményeinek megfogalmazásában ilyen esetekben is nehézségek merülnek fel.
Hogyan határozza meg a hatékony irodaterületet?
- Ez egy olyan tér, amely összehozza az embereket, és ahol a legtermékenyebbek és a leghatékonyabbak. Ez az a környezet, amelyben a munkacsoportok vagy az egyes szakemberek maximalizálhatják a lehetőségeiket, amikor a környező tér nem akadályozza őket, hanem segít. És mivel minden csapatnak és szakembernek egyedi jellemzői vannak, a hatékony tér minden egyes szervezet számára egyedi. Nincs egyetlen forgatókönyv vagy helyes válasz, mert sok múlik a vállalat céljain. Egyesek számára jelenleg fontos a költségek csökkentése, az egy főre jutó négyzetméter csökkentése, mások számára - új termék létrehozása vagy új technológia piaci bevezetése, valakinek - az ügyfelek elégedettségének és a szolgáltatás minőségének növelése. Néha ezek a feladatok ütköznek. Ezért minden vállalatnak meg kell határoznia, hogy mik a céljai, a siker kritériumai és miként érhető el, valamint hogy a tér hogyan segíthet e feladatok teljesítésében.
Javasolnám, hogy egy nagyon fontos paraméter - a szervezeti kultúra - azonosításával kezdjük. Ő különbözteti meg a vállalatokat egymástól. Ez egy rendkívül fontos jellemző, amelyet piacunkon gyakran alábecsülnek, bár fontosságát a világon már régóta felismerték. A vállalat kultúrájának ismerete és megértése megkönnyíti annak meghatározását, hogy milyen térre van szüksége.
Hogyan kapcsolható össze a kultúra a térrel?
- A kultúra szó szerint befolyásolja a szervezet tevékenységének minden aspektusát, beleértve a menedzsmentet, az üzleti folyamatokat, a létrehozott termékeket, a munkavállalók vonzását és megtartását, a döntéshozatali rendszert, a hírnevet és még sok minden mást. Építi a biztonság, a vállalat iránti elkötelezettség érzetét, és befolyásolja az alkalmazottak elégedettségét és termelékenységét. Ezért gyakran tekintik a szervezet teljes értékű és nagyon fontos eszközének.
A vállalati kultúra általában formális dolgokkal társul, például vállalati értékekkel, munkaszabványokkal, magatartási kódexekkel - az úgynevezett látható tényezőkkel. De vannak olyan láthatatlan tényezők is, amelyek meghatározzák az emberek kimondatlan szabályait és szokásait. Ezen a területen a munkaterület is fontos szerepet játszik, beleértve az építészetet, a belső tereket és a bútormegoldásokat. Vagyis a munkaterület a szervezeti kultúra fontos része, és meg kell felelnie annak. Olyan ez, mint egy másik készletből vett puzzle darabja - nemcsak hogy nem illik a szomszédos elemekbe, hanem az egész képet is tönkreteszi. Ugyanez van a térrel is. Sok szempontból alakítja az alkalmazott munkamódszerét, így ha a tér nem felel meg a jelenlegi kultúrának, az emberek a vállalat értékeivel szemben fognak működni.
Kiderült, hogy ha az alkalmazottat egyik irodából a másikba költözteti, amely észrevehetően eltér az előzőtől, akkor másképp fog dolgozni?
- Természetesen. Természetesen ez a változás nem lesz mindig olyan kirívó, de a lényeg az, hogy a tér típusa, a benne elérhető funkciók és általában a szervezeti kultúra határozza meg, hogy az ember hogyan viszonyul a feladatokhoz, hogyan viszonyul a kollégákhoz és hogyan hoz döntéseket. Végül is, még ha általában nem is gondolunk rá, a kultúra hatása a viselkedésünkre valóban nagy. Érdemes megváltoztatni a helyet, és már öntudatlanul is másképp viselkedünk.
Tetszik Winston Churchill mondása: "Először meghatározzuk épületeink alakját, majd épületeink meghatározzák viselkedésünk alakját." És valóban az. Vegyük például összehasonlításként az emberek viselkedését az irodán kívül - egy drága étteremben és egy szokásos kocsmában. Az első esetben megpróbálunk megfelelni a szintnek - hivatalos öltözködési stílus, nyugodt hangnem, gyakran beszélgetés intellektuális témákról. De képzelje el, hogy egy kocsmában vagyunk - viselkedésünk szabadabb és informálisabb lesz. Ugyanez történik az irodákban is - a tér közvetlenül befolyásolja az alkalmazottak viselkedését és munkastílusát.
Mi van, ha az alkalmazottaknak nem tetszik a tér, ahol dolgoznak? Hogyan befolyásolja őket ez?
- Ez egy rendkívül fontos kérdés. A munkavállalók elégedetlensége az irodahelyiségekkel szemben, ahol például lehetetlen megtalálni egy adott feladatra alkalmas kényelmes funkcionális területet, vagy sok idegesítő zavaró tényező van, jelentős negatív hatást vált ki. De sajnos az alkalmazottak önmagukban nem tudják megváltoztatni a meglévő teret. Ez a tekintély az irodabelső kialakításáért felelős szakemberek vállára esik, akiknek a legkényelmesebb környezet megteremtése érdekében figyelembe kell venniük a szervezet kulturális sajátosságait. Sőt, a szervezeti egységek különböző típusú tevékenységei miatt vannak úgynevezett szubkultúrák, amelyeket szintén figyelembe kell venni a tervezés során.
Mindannyian tudjuk, hogy a különböző országok és városok építészete különbözik egymástól, tükrözi a kulturális sajátosságokat és egyedi hangulatot teremt. Az irodában minden ugyanaz - az irodaterület kialakításának és felépítésének tükröznie kell a szervezet és a részlegek egyéniségét.
Hogyan határozhatja meg szervezeti kultúráját és értheti meg, melyik tér felel meg a legjobban?
- Valójában egészen egyszerű. Van egy osztályozás, amely a Michigani Egyetem professzorainak, Cameron és Quinn 25 éves kutatásának alapján "Versenyző értékek" néven szerepel. A tudósok négy meghatározó értéket azonosítottak a vállalatokban: Együttműködés, Rivalizálás, Teremtés és Irányítás. Minden érték társul a munkaterület jellemzőinek olyan készletével, amely maximalizálja a támogatást. Egyébként ezt a modellt sok szakértő nagyon hatékonynak ismerte el, és a Financial Times besorolása szerint bekerült a történelem 50 legjobb üzleti eszközébe.
Vizsgáljuk meg például azokat a vállalatokat, ahol a Control érték dominál. Ezeknek a szervezeteknek a legfontosabb a munka „helyes” elvégzése. Jellemzőjük a világos szervezeti felépítés, a hierarchia, a szigorú ellenőrzés, a protokollok és eljárások rengetegsége, valamint a munkavállalók formális interakciója. Leggyakrabban ezek nagy bürokratikus vállalatok és kormányzati szervek, valamint pénzügyi és jogi osztályok. A teret ebben az esetben a munkahelyek rendezett, érthető elrendezésével kell jellemezni, meg kell őrizni a hierarchiát és a státust, magas válaszfalakkal és speciálisan kijelölt területekkel kell ellátni az interakció érdekében, különálló tárgyalókkal. A munkahelyeket általában elkülönítik, mereven osztályokba osztják a főnök közvetlen közelében, a belső térben gyakran konzervatív színeket használnak.
Összehasonlításképpen vegyük az ellenkező értékű "Teremtés" értéket. Az ebben az értékben uralkodó vállalatokat az a vágy jellemzi, hogy először termékeket vagy szolgáltatásokat készítsenek, elsősorban az innovációra, a dobozon kívüli gondolkodásra, az új fejlesztések és a piac gyorsabb piacra juttatására irányuló vágyakozásra összpontosítanak. egyedülálló ajánlat. Ez a típus gyakran társul az informatikai cégekhez, valamint a kreatív marketing ügynökségekhez, de valójában szinte minden olyan vállalat, amely saját terméket készít, rendelkezik ezzel az értékkel, különösen akkor, ha vezető szerepet tölt be az iparban. Az ilyen vállalatok számára rendkívül fontos, hogy bármikor képesek legyenek csoportos megbeszéléseket, ötletgyűjtéseket, értekezleteket tartani, informálisan megosszák ötleteiket a kollégákkal. Ezért ez a típusú szervezet sok különböző helyet igényel az egyéni összpontosított munkához, valamint a kollektív interakcióhoz és a spontán találkozásokhoz, nagy felületeket az információk vizuális megjelenítéséhez, tágasabb tereket, jó perspektívával, mivel elősegíti a fantáziát, összetettebb és organikus elrendezés, a tervezés és az ismétlés egységességének hiánya, inspiráló belső megoldások, kevesebb korlátozás és több szabadság, valamint a kreativitás sokféle területe jó akusztikával, mert az alkotó folyamat nagyon könnyen elpusztul.
De a legfontosabb megjegyezni, hogy minden vállalat mindig egyesíti mind a négy értéket. Rendszerint kettő közülük dominál, de az egyes vállalatok szervezeti kultúrája mindenesetre ezen értékek egyedi kombinációja, amelyek bizonyos arányban jelen vannak. Ezért nem találhat azonos kultúrájú vállalatokat. Ismerve saját szervezeti kultúráját, megértve a kulcsértékek egyensúlyát, világos képet kaphat arról, hogy milyen térre van szükség az egyes részlegek és a vállalat egésze számára.
Hogyan lehet pontosan azonosítani a kultúrát egy vállalatnál?
- Átfogó tudományos megközelítésre van szükség a vállalat és részlegeinek szervezeti kultúrájának egyértelmű diagnosztizálásához. A HAWORTH-nál rendelkezünk saját szabadalmaztatott CultureLENS ™ módszerrel az ilyen típusú kutatások elvégzésére. A számítástechnikának köszönhetően minden alkalmazott részt vehet ebben a tanulmányban, távolról válaszolva a kérdésekre a jelenlegi szervezeti kultúra elemzéséhez. A felső vezetők további kérdésekre válaszolnak, amelyek segítenek meghatározni a preferált szervezeti kultúrát, amelyet 2-3 év múlva szeretnének látni a cégükben. Az összes választ számítógéppel dolgozzák fel, így az irodaterület-szakértők és stratégák egyedi következtetéseket és ajánlásokat dolgozhatnak ki az ügyfél számára. Például a jelenlegi és az előnyben részesített kultúrák összehasonlítása segíthet megérteni, hogy melyik irányba kell haladni és milyen változtatásokat kell végrehajtani az irodaterületen a kívánt eredmények elérése érdekében, anélkül, hogy a személyzet elutasítását és ellenállását okozná.
Jól értem, hogy a szervezeti kultúra tanulmányának eredményei képezik az iroda kialakításának feladatmeghatározásának alapját? Kell-e az ügyfeleknek valami mást nyújtani?
- Igen, a vizsgálat eredménye egy részletes jelentés, amely egy tervezési rövidítés, egy részletes feladatmeghatározás egy leendő iroda létrehozásához olyan térbeli megoldások példáival, amelyek támogatják a vizsgált vállalat preferált szervezeti kultúráját. De csak egy eszközről beszéltem, bár alapvetőről. A szervezeti kultúra mellett fontos megérteni a szervezet egyéb egyéni jellemzőit - a meglévő munkastílusokat, az osztályok és az alkalmazottak közötti interakció típusait, a munkahelyek és a közös helyek használatára vonatkozó statisztikákat, a jelenlegi munkaterülettel való személyes elégedettséget stb. További kutatásokat végeznek, amelyek segítik a vállalatokat ezen jellemzők azonosításában.
Összegzésként szeretném még egyszer hangsúlyozni, hogy minden vállalatnak, amikor új irodát tervez vagy meglévő irodában végez felújítást, gondosan elemeznie kell önmagát és igényeit. Lehetséges, hogy ennek a szervezetnek nem kell váltania az agilis vagy a tevékenységalapú munkavégzésre. Senkinek nem az a feladata, hogy kövesse a divatot, vagy hogy divatos legyen, felelősségünk a megfelelő tér megteremtése, amely növeli a termelékenységet, az elégedettséget és az alkalmazottak elkötelezettségét. Végül is az emberek minden vállalat fő eszközei.
